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Mit der Projektbewilligung und ggf. der Unterzeichnung des Projektvertrags kann in der Regel mit der Einstellung des Personals begonnen werden. Die Verwaltung ist dabei wie auch während der gesamten Projektlaufzeit über geplante Personaleinstellungen, Stellenaufstockungen und generelle Veränderungen im Personalbereich Ihres Projekts zu informieren. Denn gerade in diesem Bereich sind laufende Änderungen von Seiten des Gesetzgebers möglich, über die die Mitarbeiter/innen der Verwaltung informiert sind und Sie dementsprechend beraten können. So vermeiden Sie gegebenenfalls „böse Überraschungen“ sowie Mehrarbeit für das Projektteam und alle anderen Beteiligten. Beachten Sie insbesondere, dass Personen (z.B. Projektmitarbeiter/innen und Hilfskräfte) erst dann für das Projekt arbeiten dürfen, wenn ein unterzeichneter Arbeitsvertrag vorliegt.

 

Das Schalten von Stellenanzeigen für wissenschaftliche Mitarbeiter/innen-Stellen erfolgt durch die Personalabteilung. Deshalb sollten Sie sich in Bezug auf Kosten einer Anzeige, das passende Medium (beispielsweise Print- oder Onlineanzeige) und den zeitlichen Ablauf beraten lassen. Grundsätzlich besteht die Pflicht zur Ausschreibung einer Stelle.

 

Mit der Personalabteilung sollten Sie also Folgendes klären:

 

 

Im Falle von Abordnungen von Lehrerinnen und Lehrern kann es durch das Einbeziehen der Kultusverwaltung zusätzliche Regelungen geben (insbesondere die lange Vorlaufzeit für Abordnungen). Auch in diesem Fall hilft Ihnen die Personalabteilung gerne weiter.

 

Zudem sollten Sie klären, welche Büroausstattung und technischen Geräte für die einzustellende(n) Person(en) notwendig sind und Entsprechendes gemeinsam mit dem Antrag auf Stellenbesetzung beim Rektorat beantragen. Hierbei werden Sie z.B. durch die Materialausgabestelle der Hochschule sowie durch das MIT unterstützt. Eine Checkliste für die Einstellung neuer Mitarbeiter/innen finden Sie im Downloadzentrum.

 

Wenn der von der Hochschule und dem/der Mitarbeiter/in unterzeichnete Arbeitsvertrag durch die Personalabteilung ausgehändigt wurde, darf die/der Projektmitarbeitende an der Hochschule tätig werden.

 

Nutzen Sie beim Einstellungsprozess von studentischen oder wissenschaftlichen Hilfskräften die Formulare im Downloadzentrum. Und behalten Sie im Auge, dass auch für im Projekt angestellte Hilfskräfte Dienstreiseanträge gestellt werden müssen.

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