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23-09-2020

Berichtswesen

Datenmanagement

Im Laufe eines Projekts fallen viele Informationen und Daten an, die ebenfalls gemanagt werden müssen. Dies sind zum einen Daten zur Verwaltung des Projekts (Personal, Finanzen), zum anderen können dies Forschungsdaten (z.B. empirisch erhobene Daten) sein. Bedenken Sie von Beginn an auch Möglichkeiten zur Aufbewahrung und gegebenenfalls Weiterverwendung der Projektdaten nach Projektende (weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Aufbewahrung von Daten nach Projektende“).

 

Zu den Themen Datenschutz und Datensicherheit berät Sie gerne der / die Datenschutzbeauftragte unserer Hochschule.

 

In beiden Fällen gilt: Es ist hilfreich, wenn Sie zu Beginn des Projekts gegebenenfalls in Absprache mit den anderen Projektbeteiligten eine eigene Systematik erarbeiten. Dazu gehören z.B. eine übersichtliche Online-Ordnerstruktur zur gemeinsamen Bearbeitung von Daten und Dokumenten, die Definition der öffentlichen oder nicht-öffentlichen Zugänglichkeit zu Informationen und die Aufbewahrung empirisch erhobener Daten, die entweder bestimmten Vorgaben durch den Förderer oder konkreten Empfehlungen2 unterliegen.

 

Es kann hilfreich sein, zu Beginn des Projekts ein Projekttagebuch anzulegen, in dem z.B.

  • wichtige Entscheidungen im Projektverlauf notiert,
  • Stakeholder (projektintern und –extern) und deren Interessen analysiert,
  • Agenden für Projekttreffen definiert,
  • Arbeitspakete fixiert,
  • Orte von abgelegten Daten benannt,
  • und der Informationsstand aller Beteiligten zu bestimmten Projektschritten festgehalten werden.

 

Dieses Projekttagebuch fungiert als „Projektgedächtnis“ und kann insbesondere dann hilfreich sein, wenn Berichte oder Evaluationen anstehen oder wenn unvorhersehbare Veränderungen im Projekt auftreten (z.B. ein längerer Arbeitsausfall einer/eines Projektmitarbeiterin/s).

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Berichtspflichten

In der Regel müssen Sie dem Fördermittelgeber einen oder mehrere Zwischenbericht/e vorlegen, Finanznachweise müssen in der Regel pro Haushaltsjahr eingereicht werden, oftmals verbunden mit der Mittelanforderung für das folgende Jahr. In jedem Fall sind ein Abschlussbericht sowie der Gesamtverwendungsnachweis nach Projektende zu erstellen. Planen Sie dafür genügend Zeit ein, vor allem dann, wenn mehrere Projektbeteiligte Daten beziehungsweise Berichtsteile liefern müssen. Bitte nehmen Sie zur Abstimmung des Finanzberichts frühzeitig mit der Finanzabteilung Kontakt auf.

 

Beim Erstellen von Projektberichten sollten folgende Fragen berücksichtigt werden:

 

  • Welche Vorgaben und Vorlagen von Seiten des Mittelgebers existieren (z.B. hinsichtlich des Berichtsumfangs, der Struktur, Anhängen und so weiter)?
  • Welche Projektbeteiligten liefern zu welchem Zeitpunkt Informationen oder Daten für den Bericht?
  • Wer nutzt die Projekt(zwischen)ergebnisse zu welchem Zweck? Wie müssen diese aufbereitet sein?
  • Was sind die wichtigsten und zentralen Aspekte für den Mittelgeber?
  • Wo gab es Abweichungen vom ursprünglichen Projektplan, aus welchen Gründen? Inwiefern muss der ursprüngliche Zeitplan entsprechend angepasst werden oder nicht?
  • Welche neuen Ziele oder unerwarteten Ergebnisse sind aufgetreten, wie wurde beziehungsweise wie wird damit umgegangen?

 

Ein Bericht enthält zumeist folgende Punkte:

 

  • Projektthema beziehungsweise -ziele,
  • Stand des Projekts,
  • gegebenenfalls Stand von Teilprojekten oder einzelnen Arbeitspaketen,
  • Arbeitsplan mit erreichten Meilensteinen,
  • Information zu Abweichungen im Zeit- und Arbeitsplan,
  • Informationen zu und Begründung von Finanzen / Kosten,
  • geplante Aktivitäten bis zum nächsten Statusbericht,
  • Anhänge (z.B. Protokolle, Disseminationsmaterialien wie Pressemitteilungen, Tagungsprogramme, Bilder, Quellennachweise etc.).

 

Vorlagen und Expertise rund um das Berichtswesen erhalten Sie beim Projektmanagement Office.

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2 siehe hierzu z.B. „Sicherung guter wissenschaftlicher Forschungspraxis“ der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), Weinheim 2013, ergänzte Auflage: http://www.dfg.de/download/pdf/dfg_im_profil/reden_stellungnahmen/download/empfehlung_wiss_praxis_1310.pdf (Empfehlung 7: Datenhaltung). Forschungsdatenmanagement in den Sozial-, Verhaltens und Wirtschaftswissenschaften des RatSWD, Berlin 2016: http://www.ratswd.de/dl/RatSWD_Output3_Forschungsdatenmanagement.pdf, sowie die „Checkliste zur Erstellung eines Datenmanagementplans für die Bildungsforschung, 1.0“ des Verbunds Forschungsdaten Bildung, 2015: http://wiki.bildungsserver.de/bilder/upload/checkliste_datenmanagement.pdf.

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