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23-09-2020

Projektkommunikation

Die Durchführung eines Projekts beinhaltet in allen Projektphasen auf vielen verschiedenen Ebenen Kommunikation, z.B. innerhalb des Projekts, aber auch Kommunikation mit der Öffentlichkeit oder dem Fördermittelgeber. Auch hier müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Innerhalb eines Teams, das ein Projekt bearbeitet, sollten z.B. passende Kommunikationswege miteinander abgesprochen werden – z.B. ob es regelmäßige Treffen geben soll oder ob Ansprechpartner/innen für bestimmte Aspekte festgelegt werden.

Projektteam

Ein wichtiger Punkt bei jedem Projekt ist die Zusammensetzung des Projektteams. Definieren Sie bereits frühzeitig Projektverantwortlichkeiten und -zuständigkeiten. Dies kann z.B. bei größeren Projekten auch bedeuten, die Aufgaben der wissenschaftlichen Projektleitung von jenen der administrativen Projektleitung beispielsweise Projektkoordination von Beginn an zu trennen, um die vorhandenen Kompetenzen des Teams optimal zu nutzen.

 

Im Verlauf des Projekts können Aktivitäten zum Teambuilding sinnvoll sein, um eine gute Zusammenarbeit zu gewährleisten, beispielsweise ein gemeinsames Frühstück oder Mittagessen zum Kennenlernen und informellen Austausch. Insbesondere bei transnationalen Projekttreffen sind solche Aktivitäten sehr wertvoll, um die künftige Kooperation durch persönliches Kennenlernen und gemeinsame Erlebnisse zu erleichtern. Die Projektleitung sollte die Entwicklung des Teams im Blick haben und einen positiven Rahmen für die Zusammenarbeit schaffen.

 

Gerade bei Verbund- oder interdisziplinären Projekten können Teambuildingmaßnahmen oder eine „Teamklausur“, also ein Rückzug des Teams an einen ruhigen Ort für einen oder mehrere Tage zur gemeinsamen Bearbeitung wichtiger Themen, sinnvoll sein. Auch dies sollte entsprechend im Projektverlauf eingeplant werden.

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Öffentlichkeitsarbeit

Das Sichtbarmachen der Forschungsaktivitäten ist gleichermaßen elementar für Wissenschaftler/innen wie für Hochschulen, um sich mit Forschungsthemen in der Öffentlichkeit und der Scientific Community zu positionieren. Auch aus diesem Grunde ist es wichtig, dass Sie die Öffentlichkeitsarbeit von Beginn an mitplanen. Zu Projektbeginn sollten Sie z.B.:

 

  • Projektinformationen auf die Homepage der PHL (gegebenenfalls Verlinkung mit Projektpartnern) stellen,
  • das Projekt in die Forschungsdatenbank der Hochschule eintragen,
  • Eintragungen in spezielle Datenbanken, z.B. GESIS (zum Teil von Fördermittelgebern explizit gewünscht) vornehmen,
  • Förderhinweise (gegebenenfalls mit Logo) bei Veröffentlichungen, Website, Flyern nicht vergessen („Dieses Projekt wird gefördert von XY.“).

 

Beachten Sie, dass in bestimmten Fällen Absprachen mit dem Fördermittelgeber bei Öffentlichkeitsarbeit und Publikationen notwendig sind.

 

Vergessen Sie die regelmäßige Pflege und Aktualisierung der Daten nicht. Und klären Sie frühzeitig ab, wer für die Pflege und Aktualisierung der Daten zuständig ist.

 

Kommunizieren Sie nicht nur zu Projektbeginn hochschulintern und nach außen, dass Fördergelder fließen, sondern berichten Sie auch zwischendurch immer wieder von Teilergebnissen an die Öffentlichkeit. Überlegen Sie, für welchen Personenkreis Ihr Projekt interessant sein könnte (breite Öffentlichkeit, Politik, bestimmte Medien, Fördermittelgeber etc.) und wählen Sie eine entsprechende Sprache (auch die Scientific Community kann nicht mit jedem Konzept, jeder Methode oder jedem Fremdwort sofort etwas anfangen). Halten Sie auch immer wieder Rücksprache mit den Kollegen/innen der Hochschulkommunikation, so ist z.B. bei der Herausgabe von Pressemitteilungen die Hochschulkommunikation zu beteiligen.

 

Zur Dissemination, also der Veröffentlichung von Projektergebnissen, gehören z.B.:

 

  • Tagungen und Workshops, bei denen Projektergebnisse vorgestellt und diskutiert sowie neue thematische Netzwerke aufgebaut werden können (zur Planung und Durchführung einer wissenschaftlichen Veranstaltung gibt es im Downloadzentrum unter den Stichworten Tagungen und Veranstaltungen ebenfalls eine Vorlage).
  • Transfer von Projektergebnissen im Rahmen von Lehrerweiterbildungen.
  • Transfer von Projektergebnissen durch Publikationen (z.B. Artikel in Fachjournals, Projektergebnisse als Handreichungen, Checklisten, Info-Material, Schulungsmaterial, Buchpublikationen).

 

In den verschiedenen Projektphasen kann es strategisch wichtig sein, zu entscheiden, zu welchem Aspekt Sie beziehungsweise das Team publizieren möchten. Verständigen Sie sich zu bestimmten Terminen darüber, welche Publikationsform für welchen Aspekt der Forschung angemessen erscheint.

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Kommunikation mit dem Mittelgeber

Auch mit dem Drittmittelgeber müssen im Projektverlauf immer wieder Absprachen getroffen werden. Hierbei sollten Sie Folgendes beachten:
 

  • Bei der Kommunikation mit Fördermittelgebern immer das Förderkennzeichen und den Projekttitel angeben.
  • Bei Fragen zur formalen Projektabwicklung (z.B. Mittelumwidmung, Drittmittelverschiebungen in das nächste Haushaltsjahr, kostenneutrale Verlängerung) zunächst die Finanzabteilung oder das Projektmanagement Office kontaktieren. Bei noch offenen Fragen wenden Sie sich dann an den Mittelgeber.
  • Absprachen mit Fördermittelgebern sollten immer schriftlich per E-Mail oder Brief erfolgen (als Beleg). Bewahren Sie die Schriftstücke gut auf, sie könnten im Falle einer Projektprüfung relevant sein. Bitte kommunizieren Sie diese Absprachen auch der Finanzabteilung.
  • Bei Drittmittelverschiebungen oder kostenneutralen Verlängerungen oder Ähnlichem ist meist ein schriftlicher, aber formloser Antrag zu stellen. Falls diese Änderungsabsprache telefonisch erfolgt, ist sie schriftlich zu dokumentieren und vom Förderer zu bestätigen.

 
Bei Fragen oder in kritischen Situationen wenden Sie sich bitte für eine Beratung an das Projektmanagement Office der Forschungsförderungsstelle.

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