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Wir haben an unserer Hochschule sehr gute Erfahrungen damit gemacht, dass zu Beginn des Projekts ein Treffen zwischen dem / der Projektverantwortlichen (Sie und Ihre Mitarbeiter/innen) mit den zuständigen Ansprechpartner/innen aus der Finanzabteilung und eventuell der Personalabteilung und dem Projektmanagement Office der Forschungsförderungsstelle (PMO) stattfindet. Dieses Treffen dient dazu, sich kennen zu lernen und wichtige Informationen auszutauschen, z.B. zu:

 

 

Wenn Sie gleich zu Beginn offene Fragen und Unklarheiten mit den Beteiligten thematisieren, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass alle wichtigen Punkte berücksichtigt werden.

 

Zusätzlich kann bei größeren instituts- oder hochschulübergreifenden Projekten ein Auftakttreffen (Kick Off-Treffen) der Personen, die am Projekt beteiligt sind, sinnvoll sein. Es dient meist nicht nur einem ersten Kennenlernen, sondern auch der Definition von Aufgaben, Arbeitspaketen, Rollen, Zielen, Kommunikationswegen der Projektpartner und so weiter. Gerade für größere Projekte, in denen sich die Beteiligten noch nicht kennen, kann auch ein Projektstart in einem informelleren Rahmen den Boden für eine künftig fruchtbare Zusammenarbeit bereiten. Unterstützung zum Projektstart allgemein sowie zum Kick Off-Treffen im Besonderen, erhalten Sie beim PMO.

 

Je deutlicher Sie vor Augen haben, dass Projektmanagement ein Hilfsmittel sein kann, das Sie, das Projektteam und andere Beteiligte (Stakeholder) sinnvoll unterstützt, desto besser stehen die Chancen, sich mittel- und langfristig auf die Inhalte Ihres Projekts konzentrieren zu können. Das PMO bietet als Service an, Sie in Fragen des Projektmanagements zu beraten und Sie bei Bedarf in der administrativen Abwicklung des Projekts zu unterstützen. Dazu gehören Fragen beispielsweise zu Rechten und Pflichten gegenüber dem Mittelgeber, Tipps zu Querschnittsthemen wie Evaluation oder Dissemination, Input bei Projekttreffen, Unterstützung beim Monitoring oder eine Auditbegleitung.

 

Vorlagen und Hilfsmittel zum Projektmanagement erhalten Sie ebenfalls im PMO. Erläuterungen und Definitionen zu einigen Tools aus dem Bereich Projektmanagement (z.B. zur Projektumfeldanalyse oder einer VMI-Matrix) finden Sie in unserem Glossar.

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